Afin de partager les expériences et les questionnements, la DIE a ouvert, depuis le 15 juin 2020, un espace de partage en ligne sur cette thématique. Cet espace, intitulé "Travailler autrement" et qui est accessible aux acteurs de l’immobilier public, se propose d'accompagner ces acteurs dans la conduite de leurs projets innovants de transformation des espaces de travail.

 

 

L'espace conçu par la DIE propose une approche dynamique des nouveaux espaces de travail avec :

	des retours d'expérience d'administrations publiques comme d'acteurs privés via des fiches de visite de sites réalisées par la DIE. Ces fiches sont illustrées de photos permettant de visualiser les espaces et de témoignages vidéo d'utilisateurs partageant leur retour d'expérience sur cette nouvelle façon d'envisager et d'aménager les espaces de travail.
	des sélections d'études thématiques, d'actualités et d'événements relatifs aux nouveaux espaces de travail.
	des outils pour mener des projets de transformation des espaces : la démarche méthodologique avec les différentes étapes de ces projets, le panel d'acteurs à mobiliser et les moyens à disposition.
	un espace pour poser des questions à la DIE !

 

 

Cet espace propose également, à ceux qui souhaitent mettre en place une projet de transformation de leurs espaces de travail, une démarche structurée en plusieurs étapes clés :

  

	Lancer votre projet au regard d'objectifs clairement définis : la décision de transformation des espaces, qui s’inscrit le plus souvent dans un plan de transformation plus global, doit être portée par le top management. La décision stratégique est toujours motivée par des objectifs stratégiques dans lesquels s’inscrit le projet. Il peut s’agir par exemple de la volonté d’améliorer le bien-être des équipes, de renouveler les méthodes de travail, de moderniser l’image de la structure, d’attirer de nouveaux talents, de regrouper les équipes pour améliorer leur fonctionnement et également réduire les coûts de la structure. La décision stratégique est prise et portée par le top management.
	Se renseigner sur les études et les réalisations déjà mises en œuvre par des administrations ou entreprises privées. Les retours d'expérience sont précieux. Les benchmarks sont essentiels au début du projet et consistent à prendre connaissance à la fois des études réalisées par d’autres administrations ou entreprises privées sur le thème des nouveaux espaces de travail et à visiter des sites qui ont déjà mis en œuvre ces espaces. L’étude de ce qui a été fait ailleurs est toujours constructive et permet d’anticiper certains aspects du projet en cours et d’éviter de commettre des erreurs. Enfin, il ne faut pas hésiter à associer des équipes aux visites de sites.
	Se faire assister par des experts en conduite du changement pour vous accompagner et accompagner vos équipes dans cette transformation de leur environnement de travail. L’accompagnement au changement consiste à se faire assister par une tierce personne (prestataire), extérieure à la structure et experte du domaine, pour écouter les équipes afin de bien cerner les besoins, les prendre en compte et leur expliquer les différentes phases de mise en œuvre du projet. L’accompagnement s’organise sous forme d’ateliers participatifs pour que les équipes soient intégrées au projet. Les équipes seront interrogées sur leurs besoins, elles peuvent également être invitées à découvrir le futur site d’implantation de l’immeuble. L’accompagnement au changement est une étape indispensable au bon déroulé du projet. Son absence peut mettre en péril la réussite du projet. Une association spécifique des chefs de services et encadrants est également nécessaire.
	Choisir le type de prestations le plus adapté à son projet : des prestations intégrées aux prestations différenciées. Les prestations doivent être choisies en fonction du projet qui a été défini. Il s’agira de marchés spécifiques ou de l’utilisation d’un accord-cadre (qui peut avoir nécessité une souscription préalable.
	Penser un nouvel espace de travail nécessite d'intégrer le panel des aménagements possibles en fonction de ses modes de travail (salles de vidéo-conférences, bulles téléphoniques, etc.). Les aménagements peuvent être divers et variés et doivent être choisis en fonction des besoins des équipes. Cela nécessite la réalisation de macro et de micro zoning, en fonction de l’accompagnement au changement et donc les besoins exprimés par le top management et par les équipes. Ces dernières doivent être associées aux choix des plans d’aménagement et du mobilier.
	Réaliser des enquêtes d'usages auprès de vos collaborateurs une fois le projet mis en place: le nouvel espace doit vivre et s'enrichir d'éventuels correctifs et évolutions. Le projet, une fois mis en place, est appelé à évoluer en fonction des retours d’enquêtes d’usage. Dans la plupart des projets, il y a des réajustements à prévoir après l’installation des équipes, ce qui est tout à fait normal. Cela ne veut pas dire que le projet est un échec, bien au contraire. Il faut être capable de se remettre en question et d’améliorer l’environnement de travail de manière continue. Par exemple, il est possible de constater un manque de bulles pour s’isoler ou un manque de salles de réunions pouvant accueillir davantage de personnes que ce qui a été mis en place. Après l’installation, il est donc normal de faire des retours internes d’expérience et de les prendre en compte.